OBZ - Orçamento Base Zero

Orçamento base zero é uma das metodologias de planejamento orçamentário que é comumente conhecida como OBZ, esta ferramenta requer que os gestores justifiquem todas as suas despesas orçadas, em vez de uma abordagem mais comum de apenas exigir justificação para alterações incrementais ao orçamento ou aos resultados reais do ano anterior. Assim, um gerente é teoricamente assumido a  ter uma linha de base zero de despesa . OBZ é um plano feito do zero, sem antecedentes por isso funcionam, tudo precisa ser cuidadosamente orçado e alinhado. 

Na realidade, supõe-se que um gerente tenha um montante mínimo de financiamento para as operações básicas do departamento, acima do qual o financiamento adicional deve ser justificado. A intenção do processo é focar continuamente o financiamento em objetivos-chave de negócios e encerrar ou reduzir qualquer atividade que já não esteja relacionada a esses objetivos.

O fluxo de processo básico sob orçamento de base zero é:

Identificar objetivos estratégicos do negócio

Criar e avaliar métodos alternativos para realizar cada objetivo

Avaliar níveis de financiamento alternativos, dependendo dos níveis de desempenho planejados estabelecer prioridades.

O conceito de  despesas em camadas também pode ser usado em sentido inverso, onde você delinear os custos específicos e investimento de capital que serão incorridos se você adicionar um serviço ou função adicional. Assim, a gerência pode fazer determinações discretas da combinação exata de custo incremental e serviço para seu negócio. Este processo normalmente resultará em pelo menos em um nível de serviço mínimo, que estabelece uma base de custo abaixo da qual é impossível para uma empresa ir, juntamente com várias gradações de serviço acima do mínimo.

Vantagens do OBZ

Há uma série de vantagens para o orçamento de base zero, que incluem:

Análise de alternativas: 

O OBZ exige que os gerentes identifiquem de forma alternativa  cada atividade (como mantê-la em casa ou terceirizá-la), bem como os efeitos de diferentes níveis de gastos. Ao forçar o desenvolvimento dessas alternativas, o processo faz com que os gerentes considerem outras formas de gerir o negócio.

Inflação orçamentária:

Os gerentes devem amarrar as despesas com as atividades, dessa forma, torna-se menos provável que orçamentos possam inflar - a mudança é demasiadamente fácil de moldar

Comunicação: 

O orçamento base zero deve desencadear um debate significativo entre a equipe de gerenciamento sobre a missão corporativa e como ela deve ser alcançada.

Eliminar atividades não-chave: 

Uma revisão do orçamento base zero obriga os gerentes a decidir quais atividades são mais críticas para a empresa. Ao fazê-lo, eles podem eliminar ou  direcionar as atividades não-chave para terceirização.

Foco na Missão: 

Uma vez que o conceito OBZ requer que os gerentes liguem os gastos às atividades, eles são forçados a definir as várias missões de seus departamentos de forma mais definida.

Identificação de redundância: 

A revisão pode revelar que as mesmas atividades estão sendo conduzidas por vários departamentos, levando à eliminação da atividade fora de foco, proporcionado o melhor direcionamento das despesas e Custos.

Revisão necessária: 

O uso da ferramenta OBZ de forma regular faz com que seja mais provável que todos os aspectos de uma empresa sejam examinados periodicamente.

Alocação de recursos:

Se o processo é conduzido como uma missão global da  companhia para alcançar seus objetivos a organização deve direcionar seus esforços alvejando alocar seus fundos nas áreas onde são mais estratégica para companhia.

Em suma, muitas das vantagens do OBZ baseiam-se em um olhar forte e introspectivo sobre a missão do negócio e exatamente como o negócio está alocando seus recursos para atingir essa missão.

Desvantagens da OBZ

A principal desvantagem do OBZ é o nível excepcionalmente elevado de esforço necessário para investigar e documentar as atividades de cada departamento; Esta é uma tarefa difícil, mesmo uma vez por ano, o que faz com que algumas empresas use esta ferramenta de forma alternada em cada ano e não anualmente, ou quando há mudanças significativas dentro da organização. Outra alternativa é exigir o uso do orçamento base zero em uma base contínua através de diferentes partes de uma empresa ao longo de vários anos, de modo que a gestão possa lidar com menos revisões anuais.

Outras desvantagens são:

A Burocracia: 

A criação de um orçamento  base zero a partir de uma base contínua exige uma quantidade enorme de análises, reuniões e relatórios, o que exige pessoas adicionais para gerir o processo. 

Neste processo, algumas empresas nomeiam os Donos de Pacotes. A empresa agrupa suas despesas e custos em grandes grupos para melhor gerir seus gostos , desta forma é possível nomear responsáveis para esses grandes grupos de despesas e custos. Os Donos de pacotes por sua vez nomeiam seus facilitadores .

Conheça o jogo:

 Alguns gerentes podem tentar desviar seus relatórios de orçamento para concentrar as despesas nas atividades mais vitais, garantindo assim que seus orçamentos não sejam reduzidos.

Justificativas intangíveis. 

Pode ser difícil determinar ou justificar níveis de despesas para áreas de uma empresa que não produzem resultados concretos e tangíveis. Por exemplo, qual é a quantidade correta de despesas de marketing e quanto deve ser investido em atividades de pesquisa e desenvolvimento?

Tempo de gestão:

 A revisão operacional exigida pelo orçamento base zero requer uma quantidade significativa de tempo de gestão.

Treinamento:

Os gerentes exigem treinamento significativo no processo de orçamento base zero, o que aumenta ainda mais o tempo necessário a cada ano.

Atualizar velocidade. 

O esforço adicional necessário para criar um orçamento base zero torna ainda menos provável que a equipe de gerenciamento revise o orçamento de forma contínua para torná-lo mais relevante para a situação competitiva.

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